O PDF é um formato de arquivo que vem sendo cada vez mais utilizado para distribuir documentos. Entre suas vantagens, estão a independência de sistema operacional e a dificuldade de fazer alterações no documento. Ou seja, qualquer pessoa poderá ver o documento em qualquer dispositivo, e não poderá alterar o documento. Neste post você irá aprender não somente a salvar suas planilhas em PDF, mas também como salvar qualquer outro tipo de arquivo em PDF.

A 1ª opção é usar um suplemento da própria Microsoft. Basta baixar o suplemento do Office 2007 para salvar em PDF. Após a instalação, você só precisará abrir sua planilha e, no menu "Salvar Como", escolher salvar como PDF. Esse suplemento funciona em outros aplicativos do Office 2007: Access 2007, InfoPath 2007, OneNote 2007, Power Point 2007, Publisher 2007, Visio 2007 e Word 2007.

A 2ª opção, e minha favorita, é instalar um programa que funciona como uma impressora virtual. Com ele você poderá salver qualquer arquivo que você consegue imprimir, em PDF. Isso inclui não só .xlsx e .docx, como .txt, .bmp, e .html, passando pelos arquivos da versão antiga do Office, como .xls e .doc. Existem vários programas gratuitos que fazem isso. O que eu recomendo é o PDFCreator, mas outra boa opção também é o CutePDF. Após a instalação de qualquer um deles, basta você abrir o documento original, mandar imprimir e escolher a impressora "PDF Creator" ou "CutePDF", como mostra a figura abaixo. Após mandar imprimir, irá aparecer uma janela onde você poderá informar o nome e o local onde o PDF deverá ser salvo.


Com esta opção, você terá não só Excel PDF ou Word PDF, mas também poderá gerar PDF a partir de praticamente qualquer programa.

E para visualizar os documentos em .PDF, a opção mais famosa é instalar o Adobe Reader. Outra opção, também gratuita e mais leve, é instalar o Foxit PDF Reader.