Um recurso pouco conhecido do Excel, e que pode facilitar a visualização em algumas planilhas, é o agrupamento de dados. Com esse recurso, podemos "esconder" certas partes da planilha, alternando entre visível/escondido com apenas um clique.


A figura acima mostra uma simples planilha de agenda e como ela vai ficar após usarmos a função agrupar. A diferença entre usar o botão agrupar e usar o botão ocultar é que usando o botão agrupar podemos facilmente ocultar ou exibir os dados novamente.

Para realizar o agrupamento, basta selecionar as linhas que serão ocultadas e apertar o botão "Agrupar", localizado na guia "Dados".

Após apertar o botão agrupar, aparecerá uma linha preta do lado esquerdo das linhas selecionadas, indicando que os dados estão agrupados. Para ocultar os dados, basta apertar no sinal de menos (-) logo abaixo dessa linha. Para re-exibir os dados, basta apertar o botão de mais (+) que aparecerá.

Continue lendo…

Existe uma pequena ferramenta que permite que você visualize as planilhas do Excel sem precisar possuir o Excel, que é o Excel Viewer (visualizador de Excel). O problema é que não existe uma versão dele para o Excel 2007. Mas com um pequeno truque, dá para resolver esse problema.

O segredo é instalar, além do Excel Viewer, o File Format Converter, que permite abrir arquivos do Office 2007 em versões mais antigas do Office. Instalando essas duas ferramentas, você poderá abrir as planilhas em .xlsx com qualquer computador.

O mesmo truque funciona para o Word 2007 e seus arquivos .docx, mas utilizando o Word Viewer.

OBS: Não dá para abrir as planilhas diretamente pelo Excel Viewer, é preciso localizar o arquivo que você quer abrir pelo Windows Explorer e dar duplo-clique nele, que será então aberto pelo Excel Viewer.

Para baixar:

• Excel Viewer (visualizador de Excel)
• File Format Converter (Conversor de Formato de Arquivo)

UPDATE: Agora existe o Excel Viewer com suporte para os arquivos do Excel 2007. Baixe aqui.

Continue lendo…

É muito chato só lembrar do aniversário dos amigos depois que eles passam, concorda? Para evitar isso, você pode colocar as datas de aniversário em uma simples planilha do Excel.

Este modelo de lista de aniversários pode facilitar ainda mais sua vida. Com ele você pode ordenar os aniversários por data ou pelo nome do aniversariante, bastando clicar nas setas que aparecem no início da tabela e escolher a opção desejada. Assim não vai dar pra esquecer mais os aniversários, né?


Se preferir, você pode utilizar sistemas na web que lhe avisam por e-mail quando a data chegar, como o Google Agenda ou o Lembretes. Qual é o seu jeito favorito de se lembrar dos aniversários?

Para baixar:

• Modelo de lista de aniversarios (Excel 2007)
• Modelo de lista de aniversarios (Excel 97-2003)
  

Continue lendo…

Com o RSS você consegue ficar atualizado sobre o que está rolando nos seus sites favoritos, sem ter que ficar visitando os sites. Basta cadastrar
os RSS no seu leitor de feeds que eles serão atualizados automaticamente.

Para visualizar as noticias, você pode utilizar uma página especifica para isso, como:

• Netvibes
• Google Reader
• PageFlakes
• Start
• My Yahoo
• Bloglines

Ou então instalar programas para isso, como:

• RSS Owl
• FeedReader
• Outros...

Uma vez que você configurou seu leitor de feeds, já pode inserir o
RSS do Dicas de Excel e receber as dicas de Excel

Continue lendo…

Estudando seus usuários, a Microsoft viu que algumas funções do Excel são bem mais utilizadas do que outras, como Soma e Média. Para facilitar, ela então agrupou essas funções em um botão chamado AutoSoma.

Apesar do nome, esse botão permite não só a soma automática, como também os cálculos de média, contagem de números, valor máximo e valor mínimo (Excel 2007). No exemplo abaixo, temos uma simples tabela que mostra uma lista de produtos e seus respectivos preços. Ao selecionar as células que têm o preço e apertar o botão "AutoSoma" (localizado na guia "Início"), aparece uma nova célula com o resultado da soma.

Para usar as outras funções, basta em vez de clicar diretamente no "AutoSoma", clicar na pequena seta para baixo no lado direito do botão, e escolher a opção desejada. Por exemplo, se desfazermos a soma anterior e escolhermos a opção "Máx", vemos que o maior preço dos produtos dessa tabela é R$10.900.

Se você clicar na célula em que o Excel apresenta o resultado, vai ver uma seta também no lado direito. Se você clicar nela, pode trocar a função utilizada.

As funções acessíveis pelo botão de Auto Soma são:

• Soma - soma todos os números das células selecionadas
• Média - calcula a média entre todos os números das células selecionadas
• Contar Números - conta quantas células são números nas células selecionadas
• Máx - diz qual o maior número dentre os números das células selecionadas
• Mín - diz qual o menor número dentre os números das células selecionadas

Continue lendo…

Quem utiliza algum banco de dados que não seja da Microsoft em algum sistema ou site, pode utilizar o Excel também para se conectar à sua base de dados. A forma mais fácil de fazer isso é utilizar o add-in gratuito chamado SQL Excel, compatível com Excel 2000, 2002, 2003 e 2007. Ele funciona com os bancos de dados MySql, Oracle, Sybase, FireBird / Interbase e DB2, fora os da Microsoft também e qualquer banco que possua um conector ODBC. É ideal para quem faz programação com o Excel.

Após instalar, basta ir na guia "Suplementos" e apertar o botão "SQL". Para obter informações sobre como usar o suplemento, visite seu site oficial: http://www.sqlexcel.net/

Se o download no link acima não funcionar, tente baixar aqui.

Continue lendo…

Fim de semana chegando, todos querendo desopilar um pouco depois de tanto trabalho... que tal uma partidinha de Sudoku?

O Sudoku é um jogo quebra-cabeça bastante popular, e seu nome vem do japonês suuji wa dokushin ni kagiru, que significa "os digitos devem permanecer". Baixe a planilha de Sudoku para jogar no seu computador, sem precisar instalar nenhum programa. Se preferir, você pode imprimir a tabela Excel do Sudoku e jogar no papel.

Os recursos desse modelo de Sudoku em planilha são:

• 10 níveis de dificuldade
• Opção de imprimir
• Indica se você cometer algum erro visível
• Apresenta a solução do problema, se você quiser
  

Ao abrir a planilha, você deve escolher a opção de habilitar macros. Se quiser conhecer um pouco mais da história do Sudoku, suas regras e dicas de estratégia, veja aqui.

Para baixar: Planilha para jogar Sudoku no Excel.

Continue lendo…

Essa não é uma foto de Dana Scully, a agente secreta de Arquivo X interpretada por Gillian Anderson, em .jpg, .png, .bmp ou qualquer outro formato de imagem. É uma planilha de Excel com as células preenchidas de forma a representar a agente.

Até daria para fazer isso manualmente, mas Jó já morreu, então usei uma pequena ferramenta que faz a conversão de BMP para XLS. Simples de usar, após a instalação basta escolher o arquivo de origem, mandar converter, escolher o nome do arquivo do Excel que será gerado e esperar (sentado, de preferência). Pra gerar a planilha de Dana demorou mais que uma hora.

Aproveitando, que tal dar uma olhadinha no trailer do filme, que estréia amanhã?

Para baixar:

• Dana Scully no Excel (Excel 2007)
• BMP to XLS (link alternativo)
  

Continue lendo…

O efetividade.net fez uma campanha pró doação de dinheiro para os projetos que usamos no dia-a-dia on-line, como Wikipedia e Creative Commons. Para incentivar a divulgação dessa campanha, ele sorteará prêmios com as pessoas que divulgarem o assunto nos seus blogs. A campanha de divulgação é assim:

Ajude a sustentar a Wikipédia e outros projetos, sem colocar a mão no bolso, e concorra a um Eee PC!
…e também a pen drives, card drives, camisetas geeks, livros e mais! O BR-Linux e o Efetividade lançaram uma campanha para ajudar a Wikimedia Foundation e outros mantenedores de projetos que usamos no dia-a-dia on-line. Se você puder doar diretamente, ou contribuir de outra forma, são sempre melhores opções. Mas se não puder, veja as regras da promoção e participe - quanto mais divulgação, maior será a doação do BR-Linux e do Efetividade, e você ainda concorre a diversos brindes!

Adote essa cultura também!

Já que você veio parar aqui, que tal conferir alguns destaques do blog?

• Como gerar RSS no Excel
• Como salvar arquivos em PDF
• Cartela de bingo
• Como deixar suas tabelas mais bonitas
• .xlsx? E agora!??
  

Continue lendo…

Neste post veremos como fazer contas no Excel usando as 4 operações básicas: adição (soma), subtração, multiplicação e divisão. Também veremos como utilizar os parênteses para indicar a ordem em que a conta deve ser calculada.

Para mandar o Excel calcular alguma coisa, devemos escrever = no começo da célula. Por exemplo, se escrevermos 2+2 e apertarmos Enter, vai aparecer exatamente o que escrevemos: 2+2. Mas se escrevermos =2+2 , quando apertarmos Enter irá aparecer o resultado do cálculo: 4.

Essa figura mostra alguns exemplos de contas. Na coluna da esquerda, temos o texto sem o =. Na coluna da direita, temos o texto com o =, ou seja, o que aparece o resultado. A barra (/) é o símbolo de divisão no Excel, e o asterisco (*) é o símbolo de multiplicação (vezes). Então temos 5 divido por 5 (resultado: 1) e 2 multiplicado por 3 (resultado: 6). Nas últimas 2 linhas utilizamos os parênteses para indicar a ordem em que o cálculo deve ser feito. O que está entre parênteses é calculado antes do que está fora dos parênteses, por isso que os resultados das duas últimas linhas não são iguais.

Quando não usamos parênteses, a conta é feita na ordem em que está escrita, da esquerda pra direita. Assim, se tivessemos escrito =4*2+2 , o resultado seria 10 (primeiro o 4 seria multiplicado por 2, para em seguida o resultado dessa multiplicação ser somado a 2).

Se você clicar em uma célula que tenha sido escrita utilizando o igual, poderá ver qual foi a expressão (fórmula) utilizada em uma barra que fica logo acima da planilha, como mostra a figura abaixo. Para alterar a expressão, basta clicar na parte branca dessa barra, ou dar duplo-clique na célula, e fazer a alteração normalmente (usando backspace ou delete para apagar alguma coisa).

Veja mais dicas para fazer contas no Excel em Como fazer contas no Excel 2007. Você também pode ver um material muito bom da Microsoft sobre isso: Usar o Excel como calculadora.

Continue lendo…

Segundo o dicionário Houaiss, atalho significa "maneira de se conseguir alguma coisa em menos tempo ou com menos esforço do que por meios normais". E especificamente, em informática? O Houaiss também define: "acesso a uma opção de menu ou função através do acionamento simultâneo de teclas especiais...".

Falou e disse! Com os atalhos economizamos o tempo de passar a mão do teclado pro mouse, posicionar o ponteiro do mouse no botão que queremos, clicar e colocar a mão no teclado novamente. Parece até frescura, né? Mas quando estamos fazendo algo repetitivo, isso pode poupar um bom tempo (e poupar a mão também).

Os atalhos são acionados pelas teclas de atalho, que variam de programa para programa mas que em geral utilizam as teclas Ctrl (control) ou Alt. Exemplos no Excel:

• Ctrl + n: deixa o texto selecionado em negrito
• Ctrl + b: salva a planilha
• Ctrl + Home: vai para o início da planilha
  
• Alt + F4: fecha o Excel

Para usar os atalhos, basta apertar e segurar as teclas na ordem em que elas são informadas. Por exemplo, para salvar a planilha, primeiro se aperta Ctrl e, sem soltar o Ctrl, se aperta o b. Após apertar todos as teclas informadas, pode-se soltá-las.

Veja também:

• Referência Rápida - Atalhos do Excel 2007

Continue lendo…

O Arte no Excel desta semana traz para você um vídeo ensinando a fazer aquele famoso efeito de letras caindo do filme Matrix (em inglês). Se preferir, você pode baixar a planilha de Matrix e ver as letrinhas caindo no seu próprio computador.



Efeito criado por Engineers Excel.

Continue lendo…

De vez em quando a gente precisa "virar" alguma tabela, isto é, passar linhas para colunas e vice-versa. Para não ter que fazer isso manualmente, você pode usar a opção de transposição do Excel.


A tabela acima vai ser usada como exemplo. Peguei essa tabela no site da Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas. Repare que nessa tabela cada mês, com seus respectivos dados, está em uma linha. Para trocar de linhas para colunas e vice-versa, basta seguir esses passos:

Selecione a tabela


Copie a tabela (com a tabela selecionada, aperte o botão "Copiar", localizado na guia "Início")

Selecione a posição de destino

Aperte em "Colar", localizado na guia "Início". Atenção: é para apertar em "Colar" mesmo, e não na pasta que fica acima do nome "Colar". Com isso aparecerão as opções de colagem. Escolha "Transpor".



Pronto, a tabela invertida irá aparecer onde você escolheu. Agora pode apagar a tabela anterior, se ela não for mais necessária.

A figura abaixo mostra a tabela antes e depois, ressaltando que os dados que estavam em linhas passaram para colunas, e vice-versa.


Bom proveito!

Continue lendo…

Guias é como são chamados os novos menus do Office 2007, incluindo o Excel. A figura abaixo mostra um pedaço da janela do Excel. A parte destacada em marrom é chamada "Faixa de Opções", onde ficam as guias. Cada nome na parte de cima da "Faixa de Opções" é o nome de uma guia. No exemplo abaixo, vemos as guias "Início", "Inserir", "Layout da Página", "Fórmula", "Dados", "Revisão", "Exibição" e "Suplementos". Para ver o que há dentro de cada guia, basta clicar no seu respectivo nome.


Além dessas guias, existem as chamadas guias contextuais, que são relativas ao elemento que está selecionado. Por exemplo, se você clicar em uma imagem, irá aparecer a guia "Formatar", como mostra a figura abaixo.

Em inglês, as guias são chamadas Tabs, e poderiam ser traduzidas também como abas.

Veja também:

• Nova interface do Excel 2007
• Nova interface do Excel 2007 - Parte 2
  

Continue lendo…

Você é professor? De vez em quando se reune com alunos para orientar monografias, iniciações científicas, dissertações...? Então este modelo para reuniões de orientação vai ser útil para você.


Algumas faculdades exigem esse tipo de registro, mas mesmo que não seja obrigatório ele é útil para organizar seus encontros com os alunos. Para usar o modelo, basta mudar o nome da faculdade, seu brasão/logotipo e imprimir quantas cópias quiser (em geral, 1 cópia para cada aluno que você oriente). Se preferir, pode digitar o nome do professor(a) e do(a) aluno(a) antes de imprimir.

Se preferir, baixe o modelo para versões mais antigas do Excel (.xls). Bom proveito!

Dica solicitada por Maria de Lourdes

Continue lendo…

Uma tecnologia muito importante para os sites hoje em dia é o RSS. Com RSS você pode manter seus leitores sempre por dentro das últimas novidades do seu site.

Se você não conta com uma plataforma como o blogger, gerar o RSS pode ser meio complicado. Ou melhor, era, porque agora você poderá usar o Excel para gerar RSS!

Você só precisa abrir esse modelo para gerar RSS no Excel, digitar (ou copiar) os dados, salvar como XML, mandar o arquivo para seu servidor e informar aos seus leitores o endereço =)



É realmente simples assim! Testei com o Google Reader e funcionou perfeitamente. Mas se você quiser uma opção mais rebuscada, pode ver essa outra forma de gerar RSS no Excel.

A propósito, não se esqueça de assinar o nosso feed para receber as dicas de excel ainda quentes ;).

Baseado em modelo feito por Michael.

Continue lendo…

Você agora poderá alugar o Microsoft Office (e um pouco mais), em vez de comprar.

Chamado Equipt, esse pacote de aluguel é formado pelo Office Home and Student 2007 (Word, Excel, Power Point e One Note), Windows Live OneCare, ferramentas do Windows Live e o Office Live Workspace.

A licença custa $69.99 (U.S.) e tem duração de um ano, permitindo a instalação do pacote em até 3 computadores. O usuário também terá direito a todas as atualizações dos programas do Equipt enquanto durar a licença.

Por enquanto, o Equipt só está disponível nos Estados Unidos. Para maiores informações, veja esse Press-Release sobre o Equipt.

Continue lendo…

De vez em quando a gente acaba digitando alguma coisa errada. Quando o erro está repetido em várias células do Excel, pode acabar sendo muito trabalhoso alterar cada célula para corrigir o texto. Mas você pode fazer isso automaticamente!


Nesse exemplo, a palavra "Débito" está escrita errada, assim: "Dédito". Para corrigir, basta seguir esses passos:

Aperte o botão "Localizar e Selecionar", localizado na guia Início.










Escolha a opção "Substituir..."











Na janela que aparece, escreva em "Localizar:" a palavra do jeito que está escrita (errada), e em "Substituir por:" a palavra como ela deveria estar escrita (certa). Ou seja, você vai pedir pro Excel achar a palavra errada e trocar pela certa. Agora aperte o botão "Substituir tudo".

Pronto, o Excel substituiu a palavra e lhe avisou :) Agora é só fechar essas duas janelinhas que apareceram e voltar a usar o Excel normalmente.


Agora não tem mais erro, hein? ;)

Você pode usar o atalho Ctrl + U no lugar dos dois primeiros passos

Continue lendo…

Já vimos que dá pra fazer arte no Excel, no post Arte no Excel - Monalisa. Teve um pessoal que foi um pouco além e fez não apenas um desenho, mas um livro inteiro feito com desenhos baseados no Excel. O vídeo abaixo mostra algumas páginas do livro.

Continue lendo…

OBS: Foi lançada uma versão aprimorada da cartela de bingo. Não perca!

Bingo!!! Quem não gosta de gritar isso?
Para que você possa criar suas próprias cartelas de bingo e jogar quando quiser, o Dicas de Excel está disponibilizando um modelo de cartelas, com números de 1 a 100. É só baixar, imprimir e jogar!



Para mudar os números, gerando novas cartelas, é só apertar F9. Se não funcionar, aperte na linha entre uma coluna e outra, como mostra a figura abaixo. Outra opção é fechar e abrir novamente a planilha.



Baixe o modelo de cartela de bingo. Se preferir, baixe a versão para Excel 2007.

Dica pedida por Ana Gabriela

Continue lendo…

O Procon fornece duas planilhas para que se faça o acompanhamento de consumo de água e energia. Segundo eles, "A planilha foi criada com o objetivo de permitir que os consumidores possam controlar de forma mais eficiente as variações do consumo e cobrar os seus direitos quando necessário." As companhias de água e energia de Pernambuco "...estão entre as empresas com o maior número de reclamações no órgão municipal de defesa do consumidor."

Peguei essas planilhas, dei uma aprimorada e estou disponibilizando aqui para você um modelo de planilha. Nessa versão "plus", as planilhas estão no Excel, em um único arquivo, pré-formatadas e, de quebra, você pode ver gráficos do seu consumo sem nenhum esforço

Essa figura aí mostra o gráfico de consumo de energia com alguns dados de exemplo. Com o gráfico fica fácil observar algumas coisas que às vezes ficam escondidas no meio dos números das tabelas. Nesse caso em específico, dá para perceber que:

a) No mês 4, se gastou muito mais energia do que o normal. É bom analisar o que houve para evitar que aconteça novamente - talvez tenha sido até um erro de medição da companhia.
b) A cada mês se consumiu mais energia. Isso não poderia ser evitado?
c) No mês 11 a energia aumentou de preço, talvez seja preciso replanejar as finanças.

Baixe a planilha de acompanhamento de consumo de energia e água. Se preferir, baixe a versão em .xls.

As planilhas originais você pode baixar na página do Procon.

A propósito, você já trocou suas lâmpadas incandescentes por fluorescentes? Elas gastam 60% a menos de energia.

Continue lendo…

Saiu ontem à noite, na Agência Brasil: planilha liga Daniel Dantas a esquema de suborno. Após ser solto por uma decisão do STJ, o banqueiro voltou para a prisão por causa de uma planilha com o título "Contribuições ao Clube", da qual se podia deduzir que foi pago 1,5 milhão (reais ou dólar, não se sabe) em suborno em 2004.

É o crime organizado mesmo, hein? Até planilha financeira contabilizando a propina eles têm! Confira a matéria completa na página da Agência.

Moral da história: não suborne. Mas se subornar, não documente.

Continue lendo…

O pessoal do blog Quero Ficar Rico lançou uma versão mais atualizada da sua planilha de projeção financeira. Ela é bem simples e prática, basta informar 4 valores: quanto você tem atualmente, quanto você irá investir mensalmente, os juros do seu investimento (ou poupança) e o mês de início. Ela então mostrará quanto dinheiro você terá a cada ano, pelos próximos 30 anos, e qual será seu rendimento mensal.

Fazendo uma simulação, descobri que se qualquer pessoa começar a guardar R$170 todo mês, dentro de 30 anos terá atigindo o seu primeiro milhão (calculado com juros de 1.2% ao mês). E você, já começou a poupar seu dinheiro?

UPDATE: Na planilha atualizada, levando em conta o imposto de renda, essa conta acima não vale mais =/ Para sempre usar a versão mais atualizada da planilha, frequente o Quero Ficar Rico.


Baixe a planilha e confira também.

Fonte: Quero Ficar Rico

Continue lendo…

Muitas vezes, lidando com planilhas grandes, a gente quer deixar algumas colunas ou linhas fixas, para facilitar a visualização. Ou seja, a gente quer dividir a planilha em uma parte fixa e outra móvel. Para aprender a fazer isso no Excel 2007, assista o vídeo abaixo, a primeira vídeo-aula deste blog.




Resumo: Na guia "Exibição", aperte o botão "Dividir". Posicione os divisores onde desejar. Aperte o botão "Congelar painéis". Pronto.

Nas versões mais antigas do Excel, o processo é similar ao descrito no vídeo, com a diferença que os botões "Dividir" e "Congelar painéis" ficam no menu "Janela".

Dica pedida por Fagner Nascimento.

Continue lendo…

A Monalisa ao lado foi feita por Humberto, do Ócio 2007... no Excel! Quem diria, hein? Dá para fazer arte no Excel. Quer ver pra crer? Então baixe a planilha da Monalisa, vá para a célula BT5 e, na guia "Fórmulas", saia apertando o botão "Rastrear dependentes", como mostra o vídeo abaixo.

Continue lendo…

O PDF é um formato de arquivo que vem sendo cada vez mais utilizado para distribuir documentos. Entre suas vantagens, estão a independência de sistema operacional e a dificuldade de fazer alterações no documento. Ou seja, qualquer pessoa poderá ver o documento em qualquer dispositivo, e não poderá alterar o documento. Neste post você irá aprender não somente a salvar suas planilhas em PDF, mas também como salvar qualquer outro tipo de arquivo em PDF.

A 1ª opção é usar um suplemento da própria Microsoft. Basta baixar o suplemento do Office 2007 para salvar em PDF. Após a instalação, você só precisará abrir sua planilha e, no menu "Salvar Como", escolher salvar como PDF. Esse suplemento funciona em outros aplicativos do Office 2007: Access 2007, InfoPath 2007, OneNote 2007, Power Point 2007, Publisher 2007, Visio 2007 e Word 2007.

A 2ª opção, e minha favorita, é instalar um programa que funciona como uma impressora virtual. Com ele você poderá salver qualquer arquivo que você consegue imprimir, em PDF. Isso inclui não só .xlsx e .docx, como .txt, .bmp, e .html, passando pelos arquivos da versão antiga do Office, como .xls e .doc. Existem vários programas gratuitos que fazem isso. O que eu recomendo é o PDFCreator, mas outra boa opção também é o CutePDF. Após a instalação de qualquer um deles, basta você abrir o documento original, mandar imprimir e escolher a impressora "PDF Creator" ou "CutePDF", como mostra a figura abaixo. Após mandar imprimir, irá aparecer uma janela onde você poderá informar o nome e o local onde o PDF deverá ser salvo.


Com esta opção, você terá não só Excel PDF ou Word PDF, mas também poderá gerar PDF a partir de praticamente qualquer programa.

E para visualizar os documentos em .PDF, a opção mais famosa é instalar o Adobe Reader. Outra opção, também gratuita e mais leve, é instalar o Foxit PDF Reader.

Continue lendo…